“Ik doe mijn boekhouding in Excel.”, is een veelgehoord antwoord als ik aan andere ondernemers vraag op welke manier zij hun financiën hebben geregeld. Gelukkig merk ik dat steeds meer ondernemers beseffen dat het ook anders kan, door online te boekhouden. Er is tegenwoordig een breed scala aan boekhoudprogramma’s beschikbaar, die meestal werken via het SaaS-principe. Het gevolg: alleen betalen voor het verbruik en overal en altijd online toegang tot de boekhouding.
Het is met de huidige regelgeving ondoenlijk om de financiën van een gemiddelde MKB’er bij te houden in Excel. Een foutje is snel gemaakt en ook een back-up van alle facturen is een must: in het geval van diefstal of brand gelden hoge boetes voor het verlies van de administratie. Daarnaast wil elke ondernemer het liefst beslissingen maken met de juiste informatie. Dit betekent dat deze zowel kloppend als up-to-date moet zijn. Vandaar dat online boekhouden een absolute uitkomst is voor de moderne ondernemer.
De voordelen van online boekhouden
Door online te boekhouden zijn Excel of papier voorgoed verleden tijd. Een greep uit de voordelen die online boekhouden kent:
- De accountant kan via zijn eigen computer meekijken, het is dus niet meer nodig om informatie of bestanden uit te wisselen. Dit vergemakkelijkt de samenwerking en verkort het proces om de financiën te controleren en bij te houden.
- Het gebruik van een gespecialiseerd programma resulteert in overzicht. Aangezien er geldt dat overzicht leidt tot inzicht, kan een ondernemer altijd de juiste beslissingen binnen de organisatie nemen.
- Het boekhouden via een online pakket scheelt tijd en zorgt ervoor dat een ondernemer zich meer kan focussen op de core business, in plaats van op randvoorwaarden zoals financiën.
- Ondersteuning vanuit het boekhoudpakket is triviaal en zorgt ervoor dat problemen snel worden opgelost. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de back-office op te bellen, ook chatten behoort in de modernste programma’s tot de mogelijkheden.
- Altijd en overal toegang tot de financiën via een PC of laptop met internetverbinding. Ook bestaan er iPhone applicaties waarmee op de software kan worden ingelogd.
- Automatische back-up, zodat de administratie altijd blijft bestaan. Mochten de originele bonnetjes door brand verloren gaan, dan geldt de online boekhouding als een volwaardige kopie en zijn er geen problemen met de belastingdienst.
Het grootste nadeel van Excel is tevens het grootste voordeel van een online boekhoudpakket. Zo is Excel erg foutgevoelig: elke ondernemer is een mens en een vergissing is snel gemaakt. Een foutloze boekhouding aan het einde van het jaar is daarom voor velen een hele geruststelling!
Scannen, mailen, klaar.
Een goed voorbeeld van een online boekhoudprogramma is Yuki. Dit pakket is samengesteld door de oud-oprichter van Exact, Arco van Nieuwland. Het is sinds 2007 actief op de Nederlandse markt voor het MKB. Enkele voordelen van Yuki zijn:
- Alles draait om het inscannen of fotograferen van bonnen en facturen. Deze worden vervolgens door de back-office van Yuki digitaal verwerkt en toegevoegd aan de administratie. Dit betekent dus dat elke onderneming kan boekhouden zonder te boeken. Zelfs de BTW-aangifte wordt automatisch klaargezet en na controle verstuurd.
- Yuki werkt volgens het SaaS-principe. Dit houdt in dat het programma draait op streng beveiligde servers en gebruikers van het pakket daarop inloggen. Daarnaast hoef je bij Yuki alleen te betalen voor wat je gebruikt: er geldt een vast tarief per bonnetje of factuur.
- Alle ingezonden facturen worden binnen 24 uur verwerkt, de administratie is dus altijd up-to-date. Mochten er vragen zijn over ingezonden facturen, dan kunnen deze via het pakket worden gesteld aan de back-office.
- Debiteurenbeheer is kinderspel: door een overzicht van alle uitgaande facturen te matchen met bankregels van ingevoerde bankafschriften, wordt van een factuur altijd gecontroleerd of deze betaald is. De onbetaalde facturen staan in een eenvoudig overzicht en zijn gecombineerd met de gegevens van de contactpersoon.
- Het pakket is zeer geschikt voor starters en ZZP’ers, dankzij de speciale tarieven voor deze doelgroep. Op deze manier kan de organisatie vanaf het begin af aan nauwkeurig worden opgebouwd.
Een ander voorbeeld van een grote speler op markt voor online boekhouden is Exact Online. Dit is een uitbreiding van het originele Exact pakket, dat alleen offline beschikbaar is. Tevens is het via Exact Online sinds enige tijd mogelijk om facturen in te scannen en op te sturen. Het pakket werkt echter niet volgens het SaaS principe, maar met een vast bedrag per maand. Dit betekent dat je als ondernemer altijd weet wat de kosten van het pakket zijn.
Alles-in-1
Tegenwoordig bestaan boekhoudpakketten uit meer dan een overzicht van de financiën, en zijn zij uitgegroeid tot een complete back-office voor een kleine of middelgrote organisatie. Zo zijn er binnen de pakketten ook mogelijkheden voor integratie van e-mail, agenda, CRM en facturatie. Dit betekent dat een boekhoudpakket de gehele achterkant van een organisatie op kan vangen en het personeel slechts met één programma hoeft te (kunnen) werken: een unieke reden om te kiezen voor online boekhouden.
