- >10 panden
- 630 ruimtes
- duizenden bewoners
- >5000 wachtlijsters
- 30 leveranciers
- 20 office managers
Allemaal verbonden via één integrale webapplicatie.
Van lege kantoorpanden studentenwoningen maken is het werk van Socius (voorheen STW Nederland). En dat doen ze met veel succes. Het innovatieve bedrijf groeit snel en automatisering was dan ook hard nodig. Way2Web realiseerde een slim portaal dat zorgt voor een goede informatievoorziening naar huurders en de processen in de organisatie vloeiender en groeibestendig maakt.
Slim automatiseren, zonder bedrijfsrisico
Socius is een innovatieve onderneming die leegstaande kantoorpanden ombouwt tot studentenwoningen. Door de snelle groei van de onderneming was het noodzaak om enkele automatiseringsprocessen te starten. Daarbij zocht Socius naar een partner die een systeem kon realiseren dat de huidige bedrijfsvoering niet in het geding bracht en die meedacht over een oplossing die perfect aansloot op de bedrijfsvoering van Socius. Way2Web was door haar hands-on mentaliteit en voorliefde voor slimme ondernemers hiervoor een ideale match.
Klanttevredenheid, een groot goed
Tevredenheid van huurders is een groot goed voor Socius, daarom zocht zijn naar een oplossing die ervoor zorgde dat huurders beter geholpen worden met vragen, er meer grip kwam op bewoning en de veiligheid van de huurders.
Way2Web concludeerde dat voor een goede informatievoorziening naar buiten, de informatiestromen intern goed geregeld moesten zijn. Data-uitwisseling tussen de huidige bedrijfsprocessen was gecompliceerd en tijdrovend. O.a de administratie, klantenservice, onderhoud en bezettingsplanningen moesten daarom geautomatiseerd worden. Daarnaast moest er een portaal komen waarop huurders zelf hun woonzaken konden regelen, zodat de informatiebehoefte werd bevredigd en de druk op de administratie en klantenservice werden verlicht.
Modulair opbouwen voor minder risico
Om de transitie vlekkeloos te laten verlopen is gekozen om elk bedrijfsonderdeel los van elkaar over te zetten naar het op maat gemaakte systeem voor Socius. Begonnen is met de huurdersadministratie. Vervolgens werd de klantenservice en onderhoudsafdeling aangesloten op hetzelfde systeem. Daarna werd de afdeling contractbeheer toegevoegd. Het huurdersportaal volgde, huurders kunnen nu zelfs via hetzelfde systeem hun eigen kamergenoten kiezen via open-huisdagen.
Way2Web moest voor deze klus uitstekend projectmanagement inzetten. De lange uitrolperiode (12 maanden), zorgde ervoor dat heuglijke mijlpalen afgewisseld werden met periodes van ontwikkeling en testing. Het was dus zaak dat beide partijen goed geïnformeerd bleven en scherp waren op de juiste momenten.
Van binnen naar buiten groeien
Socius is nu klaar voor de toekomst, kan meer panden beheren en meer studenten huisvesten. Intern zijn processen aanzienlijk verbeterd; De onderhoudsdienst staat nooit meer aan een verkeerde deur, de administratie beschikt over alle recente informatie. De communicatie met huurders verloopt efficiënt via een platform en zorgt voor een grote zelfstandig, de basis van groei!
- Volledig geautomatiseerd kamerbeheer zorgt voor minder leegstand.
- Snelle applicatie en aanzienlijke beperking van Javascript door toepassing Gulp.
- Intelligent rechtensysteem voor teams voorkomt fraude
- CodeIgnitor framework: Snel en robuust.
Testen in de praktijk
Voor dit project moest Way2Web niet alleen ver in de toekomst kijken en plannen (het hele proces heeft ongeveer 12 maanden in beslag genomen), maar ook zorgen dat de huidige bedrijfsvoering niet gehinderd werd. Daarom konden de diverse systeemonderdelen pas na livezetting echt getest worden. Wat de nodige druk oplevert voor zowel Socius en Way2Web. Dit is opgevangen door het supportproces te optimaliseren en hierin goede afspraken te maken.
Stakeholders in contact
Efficiënt
Mede doordat onderhoudsverzoeken nu direct naar de leverancier gaan en deze direct met de bewoner kan chatten heeft de back office 30% meer tijd voor andere zaken.
Effectief
Opgezegde kamers zijn binnen no time gevuld omdat er dan automatisch een wervingscampagne wordt gestart. En geen leegstand betekend hogere huuropbrengsten.
Bewezen resultaten
Hier leest u meer over websites en webapplicaties die we de afgelopen jaren hebben ontwikkeld. Niet alleen omdat we trots zijn op ons werk, maar vooral om u te laten zien hoe we hebben meegedacht en meegewerkt met onze opdrachtgevers.
