case: Socius Connect

Socius Wonen maakt leegstaande kantoren geschikt voor jongerenhuisvesting op een manier die ongebruikelijk is in de vastgoedbranche. Jongeren zelf spelen namelijk een actieve rol in de transformatie van een pand en ook in het beheer daarna. Het door Way2Web ontwikkelde Socius Connect is het digitale hart van dit unieke initiatief dat inmiddels huisvesting biedt aan meer dan 2.000 jongeren.

Voor studenten, door studenten

Socius was ooit een initiatief van studenten voor studenten en weet dus als geen ander wat jongeren willen: een betaalbare kamer in  een schoon, centraal gelegen huis met leuke medebewoners en natuurlijk snel internet. Met een zelf ontwikkelde formule voor de transformatie van bijna alle gebouwen, werd Socius Wonen een doorslaand succes.

Zonder goede automatisering kon Socius echter niet verder. Dat gold voor bedrijfsprocessen als administratie, klantenservice en onderhoud bijvoorbeeld. Maar ook voor het managen van het verbouwen van panden waarbij studenten, in ruil voor huurkorting, zelf mee klussen onder leiding van een aannemer. Ook na de transformatie van een gebouw blijft een aantal bewoners betrokken als eerste aanspreekpunt en beheerder van (een deel van) het pand.

Socius Connect: het digitale hart

Way2Web heeft alle bedrijfsonderdelen overgezet naar een op maat gemaakt, snel en robuust systeem: Socius Connect. Vervolgens is er een huurdersportaal opgezet waar bewoners informatie kunnen vinden en zoveel mogelijk zaken zelf regelen om de druk op de klantenservice en de administratie te verlichten.

De melding van een storing bijvoorbeeld komt direct terecht bij een onderhoudsbedrijf, waarna er zonder tussenkomst van Socius een afspraak wordt gemaakt. Komt er een kamer vrij dan start automatisch een wervingscampagne en kunnen huurders via openhuisdagen zelf hun nieuwe huisgenoten kiezen.

Van leegstand en verlies van huuropbrengsten is daardoor nauwelijks nog sprake. Bewoners zijn tevreden en voelen zich betrokken. En voor de backoffice is er 30% tijd bespaard.

Klaar voor verdere groei

Met Socius Connect zijn alle stakeholders en alle werkprocessen met elkaar verbonden via één integrale webapplicatie. In 16 panden, onder andere in Utrecht, Leiden, Amsterdam en Wageningen, wonen 2.000 jongeren. Enkele duizenden staan op de wachtlijst. Voor het onderhoud wordt samengewerkt met zo’n 30 externe leveranciers.

Testen in de praktijk

Voor dit project moest er goed gepland worden om ervoor te zorgen dat de lopende bedrijfsvoering niet gehinderd werd. Daarom konden de diverse systeemonderdelen pas na de initiële livezetting echt getest worden. Dit is opgevangen door het supportproces te optimaliseren en goede afspraken te maken.