Meer informatie Ja, ik geef toestemming

Hoe kan ik altijd en overal bij mijn bestanden?

Altijd en overal

De moderne ondernemer beschikt over veel gadgets: een laptop, een vaste computer, een iPhone en zelfs een iPad behoren definitief tot het gereedschap van een social entrepreneur. Ook ik behoor tot die groep. Veel van mijn apparatuur neem ik regelmatig mee naar afspraken. De angst dat belangrijke bestanden verloren gaan als een laptop ergens blijft liggen is dan ook groot.

 


Maurits 
Technisch bedrijfskundige
Directeur

Een ander probleem vormt de bestandsdeling: bestanden die op kantoor zijn getypt staan vaak niet up-to-date op de bekende USB stick. Het gevolg: “Ik heb het nu niet bij me, maar als ik op kantoor ben stuur ik het meteen toe!”

De oplossing voor deze problemen ben ik een tijdje geleden tegengekomen in de vorm van Dropbox.

 

Altijd toegang tot je belangrijkste bestanden

Dropbox is software dat op de computer wordt geïnstalleerd. Vervolgens wordt er een map aangemaakt in Mijn Documenten, genaamd My Dropbox, waarin je alle bestanden kwijt kunt. Deze bestanden worden vervolgens automatisch verstuurd naar een centrale server waar ze bewaard blijven.De eerste gedachte is waarschijnlijk meteen: “Is dit wel veilig, het zijn wel mijn bedrijfsgeheimen!”. Geen zorgen, de bestanden worden versleuteld verstuurd én opgeslagen. Dit betekent dat alleen jij met je eigen wachtwoord erbij kunt.

In het geval van bestandsdeling en het gebruik van meerdere computers, kan Dropbox op elke computer worden geïnstalleerd. Daarbij wordt steeds dezelfde map aangemaakt, waarin al je bestanden worden gedownload. Zo kun je op meerdere computers werken en toch altijd de laatste bestanden bij de hand hebben. Handig voor onderweg is de iPhone app, hiermee kun je ook op de iPhone al je bestanden doorkijken.

Oeps, bestand weggegooid!

Iedereen kent het warme gevoel op het moment dat je een bestand hebt weggegooid dat juist hard nodig is. Gelukkig heeft Dropbox ook hier iets op gevonden. Alle bestanden in Dropbox blijven bewaard, zelfs de oude bestanden en verouderde versies. Verwijder of wijzig je een bestand dan kun je altijd de oude versie terughalen, dit tot jaren terug!

 

Samen werken

Je kunt Dropbox uiteraard voor eigen bestanden gebruiken, maar het programma is ook erg handig in het geval van samenwerkingen. Zo is het mogelijk om meerdere mensen toegang geven tot specifieke mappen. Zo kunnen bijvoorbeeld handige bestanden binnen het hele bedrijf gedeeld worden. Via de webclient kan het personeel vanuit huis bij de bestanden, zonder de software te installeren. Ook is het mogelijk bestanden via een link te delen met andere mensen.

 

Wat kost dat?

Er is een gratis versie beschikbaar waarin je 2 GB ruimte krijgt. Dit is uiteraard genoeg om een redelijke hoeveelheid documenten kwijt te kunnen. Wil je meer dan kost het respectievelijk € 8,- en € 16,- voor 50 en 100 GB ruimte.