Meer informatie Ja, ik geef toestemming
Door Dani Prozee

Een nieuwe applicatie voor je bedrijf? Vier onmisbare stappen in de voorbereiding

“Dit is precies wat ik wil, wat kost het en wanneer is het klaar?”

 

Regelmatig ontmoet ik ondernemers met een prima idee voor een online applicatie voor hun bedrijf. Toch werkt het zo niet. Wij hebben dan ook vier essentiële tips voor je samengesteld waarmee jouw droom wel werkelijkheid kan worden.

“Dit is precies wat ik wil, wat kost het en wanneer is het klaar?

Regelmatig ontmoet ik ondernemers met een prima idee voor een online applicatie voor hun bedrijf. Toch werkt het zo niet. Vergelijk een goede applicatie bouwen maar met het bouwen van een huis. Zou jij een aannemer vertrouwen die op grond van een A4-tje met woonwensen meteen begint met metselen? Een goede voorbereiding loont de moeite. In 4 stappen zet je een ijzersterke input op papier. Daarmee kun je eerder starten, bespaar je kosten en loop je minder risico.

frameworks

Stap 1: Scherp en helder formuleren

Zet de volgende zaken zo helder mogelijk op een rijtje. Het helpt jou en andere betrokkenen om scherp en duidelijk te formuleren welk probleem er opgelost wordt.

  • De situatie: wat is de achtergrond van mij, mijn idee en waarom is het zo uniek?
  • De vraag: welke problemen lost mijn idee op? (geef ook de prioriteit aan)
  • De doelgroep: wie gaat er gebruik van maken? Welke stakeholders zijn er?
  • De doelstelling: wat zijn de minimale eisen voor succes?
  • Voorwaarden: zijn er externe partners, deadlines of andere zaken van belang?

Meer lezen over hoe een idee werkelijkheid wordt? Lees dan bijvoorbeeld de case over PZ-dossier, een slimme HR-applicatie.

case bekijken

 Stap 2: Visueel uitwerken van de processen

Gewoon met potlood en papier (of gebruik de gratis tool draw.io): teken de processen die jouw applicatie moet faciliteren. Welke gebruikers zijn er? Welke stappen worden er doorlopen? Uit welke onderdelen moet de applicatie bestaan?

TIP 1 Denk zo min mogelijk in techniek, maar visualiseer de gebruiker stap voor stap.

TIP 2 Teken alleen de belangrijkste stappen. Hoe de schermen eruit zien en of stappen samengevoegd kunnen worden is nu nog niet belangrijk.

Het uittekenen van de stappen is de ultieme test! Lukt het niet om stappen met elkaar te verbinden dan klopt je model (nog) niet. De ervaring leert dat je door te visualiseren snel ontbrekende delen en logica ontdekt.

flowschemanieuw

 

Een vastgoedbeheerder verhuurt kamers aan studenten. Wanneer de huur wordt opgezegd kost dat veel handwerk. Een goede applicatie moet dat oplossen. In een stroomschema wordt helder wat daar allemaal bij komt kijken.

  • Een groen blokje is een gebruiker.
  • Een blauwe cirkel is een actie van de backoffice
  • Een grijze rechthoek is de opslag van data
  • De pijlen geven het pad van fysieke documenten aan

Dit is dus het proces dat gedigitaliseerd moet worden met je applicatie.

TIP Zet voor een goed overzicht de gebruikers links en de acties in het midden.

Stap 3: Inventariseer alle mogelijke functionaliteiten

Wat heb je nu staan? Een samenvatting van de wie/wat/wanneer en model van hoe jij denkt dat het moet gaan werk. Aan de hand van die twee dingen kan je uitschrijven welke functionaliteiten er mogelijk zijn. Wat moet de gebruiker allemaal kunnen?

TIP Schrijf zoveel mogelijk functionaliteiten op. Schrappen komt later!

In het voorbeeld van hierboven, zoomen we in op de actie “Ontbinden contract”. Welke functionaliteiten horen daarbij:

  • Zodra een kamer als opgeleverd is gemeld in de database, moet de kamer de status Opgeleverd krijgen.
  • Het huurcontract moet de status Ontbonden krijgen.
  • Er moet een e-mail met bevestiging van de ontbinding naar de ex-huurder worden gestuurd.
  • De kamer moet worden toegevoegd aan de slotlijst.

Zoals je ziet, hebben die functionaliteiten veel te maken met statusveranderingen en notificaties. Probeer deze zo uitgebreid mogelijk te beschrijven.

Stap 4: Maak het zo klein mogelijk

Als je bovenstaande stappen hebt doorlopen, zit je nu waarschijnlijk met een flinke lijst van eisen. Maar slank is slim bij het ontwikkelen van applicaties. Alle minder belangrijke functies schrappen betekent:

  • Eerder starten
  • Minder risico
  • Lagere kosten

En onthoud: De beste test is de praktijk. Door klein te beginnen behoudt je veel flexibiliteit.

 

MVP

Maar hoe bepaal je nou het minimum aan functionaliteiten waarmee je tóch waarde toevoegt voor de gebruiker? Hoe ontwikkel je een Minimum Viable Product?

Zet alle functionaliteiten op een rij en laat er het MoSCoW model op los. Bekijk ze kritisch en zet achter elke functionaliteit één van de volgende letters:

  • M – Must haves, zonder is de applicatie niet bruikbaar
  • S – Should haves, zeer gewenst maar niet onmisbaar
  • C – Could haves, alleen toevoegen als er tijd genoeg is
  • W – Won’t haves, nu nog niet maar misschien in een vervolgproject

TIP Functionaliteiten die alleen in de backoffice tijd besparen heb je in de eerste versie vaak niet nodig. In het begin zijn er meestal weinig gebruikers en is wat meer tijd kwijt zijn aan handwerk niet zo erg.

Hoe nu verder?

Zo. Je voorbereiding in 4 stappen zit erop. Ook al heb je misschien weinig verstand van applicaties, je hebt wel een ijzersterke input op papier gezet. Hoe nu verder:

  • Hoe maak ik een goede briefing?
  • Hoe vind ik een leverancier?
  • Waar moet ik op letten bij het aangaan van een overeenkomst?
  • Hoe zorg ik voor een succesvolle start van het project?

Daarover meer in een volgend artikel!

Maurits Dijkgraaf
maurits@way2web.nl
06 – 430 91 030 

Hoe vindt je de perfecte partij voor jouw webklus?

Bent u klaar voor the next level?

De digitale transformatie biedt fantastische nieuwe mogelijkheden en kansen. Ook voor uw onderneming, dat weet ik zeker. Als IT-specialist én ondernemer praat ik daar graag eens met u over verder. Geheel vrijblijvend natuurlijk. Zullen we een afspraak maken?