Meer informatie Ja, ik geef toestemming
Door Joren Bozon Leestijd 3 min.

In 5 stappen naar operational excellence van uw organisatie

In het voorjaar van 2020 hebben we voor misschien wel langere tijd afscheid moeten nemen van het ‘oude normaal’. Voor veel bedrijven betekent dit dat ze nog meer haast willen maken met het efficiënter maken van hun organisatie. Ze willen ontdekken welke maatregelen de grootste impact hebben op hun business continuïteit, nu en in de toekomst.

Ons advies: focus op operational excellence en maak van uw organisatie een goed geoliede machine. In deze blog lichten we in 5 stappen toe hoe dat werkt.

Header Digitale Consultancy

1. Bepaal de scope van uw bedrijfsprocessen

Voordat u de bedrijfsprocessen in kaart brengt is het zaak om te weten wat die processen exact zijn. Essentiële vragen zijn:

  • Wat is het doel van een proces?
  • Welke stakeholders zijn erbij betrokken?
  • Wat zijn de ‘triggers’, wat is het start- en eindpunt van een proces?

 

2. Mappen: breng uw bedrijfsprocessen in kaart

Misschien heeft u de neiging om meteen een whiteboard of een tekenprogramma zoals Microsoft Visio, Draw.io of Gliffy erbij te pakken. Toch is het verstandiger om, voordat u gaat schetsen, eerst een workshop te organiseren samen met de stakeholders. Desnoods als videoconferentie.

In zo’n workshop brengt u de huidige situatie in kaart (wij noemen dit de IST). Zorg ervoor dat u feedback krijgt en er overeenstemming is bij het documenteren van de processen. Dit documenteren heeft als bijkomend voordeel dat kennis delen makkelijker is en eventuele nieuwe stakeholders sneller vertrouwd zijn met uw organisatie.

 

3. Finetunen en verbeteren van processen

Nu u weet hoe de IST eruitziet, is het tijd om na te denken over hoe het beter kan. De gewenste situatie noemen wij de SOLL. Voor procesverbetering heeft u echt geen Lean Six Sigma Black Belt nodig. Het gaat om het regelmatig naar de processen kijken en kleine, incrementele verbeteringen door te voeren.

Focus daarom op:

  • Incrementele aanpassingen…
  • …binnen uw eigen verantwoordelijkheid…
  • …die snel, zichtbaar en ‘omkeerbaar’ zijn (is een verandering niet juist dan kunt u deze ‘resetten’).

Operational excellence is het punt waar strategie en executie samenkomen in een vloeiend proces ”

Joren Bozon
Business Engineers

4. Transformeren en automatiseren van processen

Zodra de processen zijn ‘gefinetuned’ blijken er meestal nog verdere verbeteringen mogelijk. Vaak is er een vorm van automatisering nodig om een proces naar een volgend niveau te brengen. Bijvoorbeeld door repetitieve taken uit te laten voeren door Workflow software.

De eerste stap naar automatisering is het identificeren van onderdelen binnen een proces die daarvoor geschikt zijn. Let hierbij ook op de business case, de ROI (Return On Investment) – wat levert het automatiseren op ten opzichte van de investering die moet worden gemaakt?

 

5. Laatste stap: opnieuw beginnen

Gefeliciteerd! U heeft met succes een proces verbeterd waardoor uw organisatie efficiënter en slagvaardiger is geworden. Maar daarmee is het niet gedaan. Operational Excellence is namelijk een continu proces van verbetering, een iteratieve cyclus. En dat betekent: telkens opnieuw in kaart brengen wat er gebeurt, wat er beter kan en hoe dit kan worden geautomatiseerd.

Lees hier meer over procesoptimalisatie met Business Engineers

 

Bent u klaar voor the next level?

De digitale transformatie biedt fantastische nieuwe mogelijkheden en kansen. Ook voor uw onderneming, dat weet ik zeker. Als IT-specialist én ondernemer praat ik daar graag eens met u over verder. Geheel vrijblijvend natuurlijk. Zullen we een afspraak maken?